Politique de confidentialité

Votre vie privée est importante

La présente Politique de confidentialité explique comment Rehosys recueille, utilise, conserve et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web ou communiquez avec nous.

Rehosys est une firme canadienne de services-conseils qui offre des services-conseils ISO et du soutien en audit aux organisations au Canada, aux États-Unis et dans le cadre de certains mandats internationaux.

La présente politique s’applique aux renseignements recueillis par l’intermédiaire du site Web de Rehosys, de son formulaire de demande en ligne et des communications par courriel amorcées à partir du site Web.

1. Renseignements que nous recueillons

Renseignements que vous fournissez au moyen du formulaire ou par courriel

Rehosys exploite un formulaire de demande en ligne, mais n’exploite actuellement aucun système de comptes d’utilisateurs ni portail client.

Nous recueillons des renseignements personnels lorsque vous soumettez volontairement le formulaire ou communiquez avec nous par courriel. Selon la manière dont vous communiquez avec nous et le contenu fourni, ces renseignements peuvent comprendre :

• Votre nom
• Votre adresse courriel professionnelle
• Votre entreprise ou organisation
• Votre pays ou région
• La norme ISO et le type d’accompagnement qui vous intéressent
• Votre mode de réponse privilégié
• Le contenu de votre demande
• Votre titre de poste ou votre numéro de téléphone si vous les fournissez volontairement par courriel
• Les documents ou pièces jointes que vous fournissez volontairement par courriel
• Tout autre renseignement figurant dans votre signature de courriel ou votre correspondance

Veuillez éviter de soumettre ou de transmettre par courriel des renseignements sensibles, confidentiels ou critiques pour la sécurité lors d’une première demande, sauf si cela est nécessaire et qu’une méthode de transmission appropriée a été convenue.

Renseignements liés à la sécurité du formulaire

Le formulaire utilise Cloudflare Turnstile afin de distinguer les demandes légitimes des abus automatisés. Cloudflare peut traiter des renseignements techniques, comme votre adresse IP, les caractéristiques de votre navigateur ou de votre appareil ainsi que des données d’interaction, afin d’effectuer cette vérification. Rehosys reçoit le résultat de la vérification, mais n’utilise pas Turnstile à des fins publicitaires.

Analyse du site Web

Rehosys prévoit utiliser Plausible Analytics afin de comprendre comment les visiteurs utilisent le site Web.

Plausible Analytics est conçu pour fournir des statistiques agrégées sur le site Web sans utiliser de témoins, d’identifiants persistants, de suivi intersites ni de profils individuels de visiteurs. Plausible indique que son service standard ne recueille ni ne conserve de renseignements personnels permettant d’identifier des visiteurs individuels.

Les renseignements agrégés accessibles à Rehosys peuvent comprendre :

• Les pages consultées
• Le nombre approximatif de visiteurs
• Les sites Web référents
• Des renseignements géographiques généraux, comme le pays ou la région
• Le type de navigateur
• Le type d’appareil
• Le système d’exploitation
• Des événements agrégés sur le site Web, comme les liens sélectionnés

Rehosys n’utilisera pas Plausible Analytics pour recueillir des noms, des adresses courriel, le contenu de messages ou d’autres renseignements saisis par les visiteurs.

2. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements transmis au moyen du formulaire ou par courriel peuvent être utilisés pour :

• Répondre à votre demande
• Comprendre les besoins de votre organisation
• Organiser une conversation exploratoire
• Déterminer si Rehosys est un fournisseur de services approprié
• Préparer une proposition, une estimation ou un mandat potentiel
• Communiquer avec vous au sujet des services demandés
• Conserver des dossiers commerciaux et de correspondance
• Protéger la sécurité et l’intégrité de nos systèmes
• Respecter des obligations légales, réglementaires, comptables ou contractuelles
• Établir, exercer ou défendre des droits légaux

Rehosys limite la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels aux fins raisonnablement nécessaires et appropriées. Les principes canadiens en matière de protection de la vie privée exigent que les organisations définissent leurs fins, limitent la collecte, protègent adéquatement les renseignements et ne les conservent que pendant la durée nécessaire.

3. Communications marketing

Rehosys n’ajoute pas automatiquement les personnes qui présentent une demande à une infolettre ou à une liste de diffusion marketing.

Nous enverrons des communications marketing uniquement lorsque vous y aurez consenti séparément ou lorsque la loi applicable le permettra autrement.

Vous pouvez retirer votre consentement aux communications marketing en tout temps.

4. Témoins et technologies similaires

Le site Web de Rehosys ne prévoit actuellement pas utiliser de témoins publicitaires, de témoins de suivi comportemental ni de pixels de suivi des médias sociaux.

La mise en œuvre standard de Plausible Analytics est conçue pour fonctionner sans témoins ni identifiants persistants.

Si Rehosys introduit ultérieurement des technologies qui utilisent des témoins non essentiels, du profilage, de la publicité ou un suivi permettant d’identifier les visiteurs, la présente Politique de confidentialité sera mise à jour et tout mécanisme de consentement exigé par la loi sera mis en œuvre.

5. Fournisseurs de services

Rehosys fait appel à des fournisseurs de services tiers pour exploiter son site Web et gérer ses communications d’affaires.

Ces fournisseurs peuvent comprendre :

• GoDaddy, pour l’enregistrement du domaine et les services DNS
• OpenAI Sites et Cloudflare, pour l’hébergement du site Web et l’infrastructure de diffusion
• Proton Mail, pour le courriel professionnel
• Resend, pour la transmission sécurisée des demandes soumises au moyen du formulaire à Rehosys
• Cloudflare Turnstile, pour la protection contre les pourriels et les abus automatisés
• Plausible Analytics, pour l’analyse agrégée du site Web
• D’autres fournisseurs professionnels, technologiques, de sécurité ou administratifs raisonnablement nécessaires à l’exploitation de l’entreprise

Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation de leurs services ou lorsque la loi l’exige.

Les renseignements peuvent être traités ou conservés à l’extérieur de votre province, de votre État ou de votre pays, notamment au Canada, aux États-Unis ou en Europe. Lorsque des renseignements sont traités dans un autre territoire, ils peuvent être assujettis aux lois de ce territoire.

6. Circonstances dans lesquelles les renseignements peuvent être communiqués

Rehosys ne vend pas de renseignements personnels.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués uniquement lorsque cela est raisonnablement nécessaire :

• À des fournisseurs de services qui soutiennent l’hébergement du site Web, le courriel, la sécurité ou les activités commerciales
• À des conseillers professionnels, comme des avocats, des comptables ou des assureurs
• Pour respecter une obligation légale, une ordonnance judiciaire ou une demande gouvernementale légitime
• Pour enquêter sur une fraude, une utilisation abusive, un incident de sécurité ou une activité illégale
• Pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de Rehosys ou d’autrui
• Dans le cadre d’une réorganisation, d’une fusion, d’une acquisition ou d’un transfert d’entreprise, sous réserve de mesures de protection appropriées
• Avec votre consentement ou selon vos instructions

Les lignes directrices du Québec prévoient que les politiques de confidentialité expliquent quels tiers peuvent recevoir des renseignements personnels ou y avoir accès, ainsi que les circonstances dans lesquelles cela peut se produire.

7. Conservation

Les demandes générales qui ne donnent pas lieu à un mandat peuvent être conservées jusqu’à douze mois après la dernière communication, sauf si une période plus longue est raisonnablement nécessaire à des fins légales, de sécurité ou de tenue de dossiers commerciaux.

Lorsqu’une demande donne lieu à un mandat client, les renseignements peuvent être conservés plus longtemps conformément :

• À l’énoncé de travail applicable
• Aux ententes de services-conseils ou d’audit
• Aux ententes de confidentialité
• Aux obligations professionnelles et contractuelles
• Aux exigences fiscales, comptables et d’assurance
• Aux délais de prescription applicables
• Aux exigences légales ou réglementaires

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Rehosys prendra des mesures raisonnables pour les supprimer, les détruire ou les anonymiser de manière sécuritaire.

8. Mesures de sécurité

Rehosys utilise des mesures de protection administratives, techniques et organisationnelles raisonnables qui sont adaptées à la sensibilité des renseignements.

Ces mesures peuvent comprendre :

• Des contrôles d’accès
• La protection par mot de passe
• L’authentification multifacteur
• Des services de courriel et d’hébergement sécurisés
• La sécurité des appareils et des comptes
• Un accès limité selon le principe du besoin de savoir
• Des pratiques sécuritaires de conservation et de suppression
• Des mesures de surveillance et d’intervention en cas d’incident de sécurité soupçonné

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne peut être garantie comme étant entièrement sécuritaire. Pour cette raison, les visiteurs devraient éviter de soumettre des renseignements hautement sensibles au moyen du formulaire ou par courriel ordinaire, à moins que des mesures de protection appropriées aient été convenues.

9. Vos droits en matière de protection des renseignements personnels

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez demander :

• La confirmation que Rehosys détient ou non des renseignements personnels à votre sujet
• L’accès aux renseignements personnels détenus à votre sujet
• La rectification de renseignements inexacts ou incomplets
• Le retrait de votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci
• La suppression de renseignements lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ou lorsque la loi applicable le permet
• Des renseignements sur l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels
• Une copie des renseignements personnels informatisés admissibles dans un format structuré et couramment utilisé, lorsque cela s’applique

Vous pouvez également soulever une préoccupation ou déposer une plainte concernant la manière dont Rehosys traite les renseignements personnels.

Les principes canadiens en matière de protection de la vie privée reconnaissent les droits d’accès et de rectification et exigent que les organisations rendent publiques leurs pratiques en matière de confidentialité.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Les questions, demandes ou plaintes concernant la confidentialité peuvent être adressées à :

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de recevoir les questions, les demandes d’accès, les demandes de rectification et les plaintes concernant la confidentialité, et d’y répondre.

Le Québec exige que les entreprises publient le titre et les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

11. Vie privée des enfants

Le site Web et les services de Rehosys sont destinés aux organisations et aux professionnels.

Rehosys ne recueille pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants par l’intermédiaire du site Web. Toute personne qui croit qu’un enfant a transmis des renseignements personnels peut communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels.

12. Liens externes

Le site Web peut contenir des liens vers des services externes, notamment LinkedIn.

Rehosys n’est pas responsable des pratiques de confidentialité, de la sécurité ou du contenu des sites Web tiers. Les visiteurs devraient consulter les politiques de confidentialité de ces services avant de fournir des renseignements personnels.

13. Modifications apportées à la présente politique

Rehosys peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité lorsque son site Web, ses services, ses technologies ou ses obligations légales évoluent.

La version mise à jour sera publiée sur le site Web avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ». Lorsque la loi l’exige, un avis ou un consentement supplémentaire sera fourni.

14. Nous joindre

Pour les demandes générales :

hello@rehosys.com

Pour les demandes relatives à la confidentialité :

privacy@rehosys.com